LA IMPORTANCIA DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DE ACTIVOS DENTRO DE UNA EMPRESA

En el contexto actual, la forma de hacer negocios, la competitividad en el mercado y las normas en la calidad de servicios han creado la necesidad de gestionar óptimamente una de las inversiones más importantes de una empresa: los activos fijos.

Estos no solo se distinguen por el valor que representan para las empresas, sino también por el gran desafío que presentan a los departamentos encargados de administrarlos debido a lo laborioso y minucioso que resulta este trabajo.

Una solución para esta problemática es la adquisición de herramientas que faciliten la gestión de activos, sin embargo, en muchas ocasiones esto representa la creación de políticas y procedimientos para su manejo y control interno, un inventario con códigos de barras de los bienes disponibles en la empresa (aquellos que se encuentran en uso, desuso o que están a punto de darse de baja) y la migración manual de todos estos datos al software de administración.

Estas actividades de administración de activos no hacen más que aumentar la carga de trabajo en el departamento de TI y, en muchas ocasiones, retrasar la actualización de los activos ya que no se cuenta con visibilidad en tiempo real para conocer su estatus, situación de mantenimiento o bien los gastos vinculados a cada uno de ellos.

Uno de los principales beneficios de usar un programa de gestión eficiente, es que el monitoreo de los equipos se ejecuta en tiempo real y presenta información completamente transparente y actualizada.

También contribuyen a la digitalización de los datos y suprimen los errores humanos por la captura manual de información, hojas de datos u otro tipo de archivos.

Desde la visión financiera, se resuelven las problemáticas relacionadas con la toma de decisiones y facilitan la planificación de presupuestos, ya que permiten que los responsables del área de TI tengan mayor conocimiento de su entorno tecnológico, de sus activos individuales y un mejor control financiero, mediante la consulta inmediata de información actualizada del estatus de sus unidades.

Otra ventaja consiste en el monitoreo comercial, de proveeduría y técnico de los bienes adquiridos, donde es posible conocer qué activos deben ser remplazados, cuales se encuentran en proceso de cambio, o necesitan mantenimiento, esto, con el objetivo de tener un control de gastos.